Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) kaydının gerçekleşebilmesi için, kayıt öncesinde son derece sistematik ve planlı bir çalışma yaparak, işletmenizin tüm bilgi varlığının eksiksiz ve güncel bir şekilde ortaya konması gereklidir.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 16 ncı maddesi kapsamında kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmaları zorunludur. Bu kapsamda, veri sorumlularının Kişisel Verilerin Korunması Kurumu’nun online bir sistemi olan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS”)’ne kayıt yaptırması gerekmektedir.
Mevcut şirketler belirli kriterlere göre, farklı tarihlerde bu yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 16. Maddeye göre istisna kapsamına alınan veri sorumluları için.
Veri Sorumluları Siciline Kayıt yükümlülüğü olan veri sorumlularının, VERBİS kaydı aşamasına gelmeden önce tamamlaması gereken işlemler ve dokümantasyon, hukuki ve teknik bilgi gerektirmektedir. Ayrıca VERBİS kaydı kurum açısından çeşitli taahhütler gerektirmekte ve oluşturulan kaydın gerçeği yansıtmaması, hatalı ya da eksik olması cezai sonuçlar doğurabilmektedir. VERBİS üzerinde yapılan tüm işlemler veri sorumlusunun sorumluluğundadır.
Kayıt öncesinde veri envanterinin mutlaka hazır olması gereklidir. Hazırlanan veri envanterinde kategorilerin belirlenmesi son derece önemlidir. Dikkate alınması gereken bildirim adımları alttaki gibidir.
Veri envanterini oluşturan yukarıda bahsedilen tüm kategoriler için kayıt sırasında tamamlanması gereken çeşitli bilgiler bulunmaktadır.